2010年5月26日水曜日

書類の電子化って素晴らしい

以前勤めていた職場から,
私の資料が入ったダンボールが届いたのは,
2ヶ月前のこと.
それからずっと机の下,足元に置いてあったのだけれど,
今日ようやくそれを片付けた.

片付け方は簡単.
不必要なものは捨てて,
(3.5インチフロッピーとか)
必要な書類は電子化したのである.
ダンボールの中身はあっという間にカラになり,
足元はずいぶんとすっきりとした.

いやぁ,電子化って素晴らしい.
その有難味がよくわかる.

まずは収納スペースが不要だ.
私のファイルキャビネットや本棚は
長年たまった資料で溢れ始めている.
うまく整理をするためには10%の余分スペースが
必要だとされているが,それが無くなりつつある.
(いや,もうすっかり無い)
電子化はそれを解決してくれる.

また,うまくファイルに,タグに相当する名前を付ければ,
検索も簡単になる.
「えっと...あれはどこに行った?」とあたふた探す必要もなくなる.
PCの中にあれば,Google Desktopなどで検索すれば良いのだ.

問題は,(1)電子化する手間と,(2)バックアップ,(3)携帯性だろう.

(1)については,机上にスキャナがあれば最高だけれど,
残念ながらその購入資金も,机上のスペースも無い.
しかし,現在はコピー機が賢くて,pdf化をサッと行ってくれる
スキャナ機能がついている.
個人用のスキャナーと違って読み込みが早いぶん,
その手間は少ない(実は私の席はコピー機に近いのだ).
そのちょっととの手間さえ惜しまなければ問題ないと思われる.

(2)については,定期的にバックアップを取ってはいるけれど,
基本的なルールが確立していない.
なにか良いバックアップツールを探そう.
研究室には,バックアップ用のネットストレージもある.
これをうまく使うことを考えることにする.

(3)が頭が痛い.
紙のファイルであれば,さっと持ち出すことができるが,
これがPCの中のファイルだというとちょっと困る.
USBにコピーして,かつ読むためにNOTE PCを
立ち上げなければならない.
この問題のために,当分は,電子化するのは
持ち出すことが少ない資料(特に過去のもの)に
限られることになるだろう.
これを解決するようになるには,
Webからアクセスできるウェブストレージが発達し,
iPadのような閲覧に適して,持ち運びに便利な端末の
普及が必要になるだろう.
それは近い将来のことなのか,
まだ私にはよく分からないけれど.

とにかく過去の資料については,
順次電子化していくことに今日決めた(笑).
あとはバックアップのルールを確立することだ.
思えば,学術論文も多くは電子化されていて
ウェブ閲覧で済むようになった.
論文は電子化で十分である.

そのうち,市販されている本も(もちろん教科書も),
電子化されていくのだろう.

そうなると本棚を眺めて,
本を選ぶということができなくなるのかな.
それはそれで少し寂しい...
いや,また誰かが同じようなことを危惧して,
それを解決する手段を提供してくれるはず.
(本のデータを背表紙風にして分野ごとにディスプレイ上に並べる,
あるいはシャフルして並べるなど,アイデアなんていくらでも
出てくるのだろう)

書類電子化の道は明るいだろう.
よーし,これから整理するゾ!

#雑誌や本をpdf化する(もちろん,個人使用目的に限るけど)ことを
「自炊する」というらしい.
全然知らなかった.
まぁ,今頃電子化しようなどと言っている時点で,
私は時代遅れなのかもしれないけれど.

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