2010年7月8日木曜日

効果的な名刺整理法はないものか

名刺の整理法には以前から頭を悩ましている.
一体どのようにしたらスッキリとかつ効率的に
整理できるのだろうか?

名刺をもらい始めた頃,
いただいた名刺は名刺ホルダーに入れて,
所属あるいは五十音順に並べて整理していた.

しかし,この方法では,

・一度にもらう名刺が多いと整理が困る
・人の名前にしたがって,順番を変えるのが面倒くさい
・名刺の数が多いと整理できなくなる
・古い名刺の区別ができず,いつまでたっても捨てられない

などの欠点がある.

いろいろ試してみた結果,
今はただ,もらった名刺を時系列に並べて
箱に入れているだけである.
超整理法と同じ原理である.
いつごろもらったかさえ,ぼんやり覚えていれば,
目的の名刺を見つけることができる.
また古い名刺を捨てるのも比較的容易である.
この方法の欠点は,

・目的の名刺を探すのに,少し時間がかかる
・名刺を探した後,また時系列順に名刺を並び直し,
 また箱に入れなおすのが面倒くさい

などであるが,現状この方法で満足している.
というのも,本日夕食の際に,
同僚の先生方ともこの名刺の話題になったのだけれど
(といっても,私が話題をふったのだけど)
名刺の必要性が昔に比べてずいぶん低く
なっているからである.

すなわち,交流がある多くの方々とは
メールのやりとりをしており,だいたいメールには
所属や連絡先が書かれたSignatureが付いているから
それを見れば多くの場合,用は足りるのである.

名刺が必要となるのは,その人の肩書きを
調べるときである.
メールの署名には,部長などの肩書きが
書かれていることが少ないのだ.
そのときは,名刺を参考にするのだけれど,
この目的では,古い名刺は役に立たないという
ことになる.
(肩書きは変わってしまうから)

ということは,名刺はとりあえず一定期間
保管しておけば,その用は足りるということになるのだ.

昔は,ローロデックスに憧れたけれど,
よく考えると,あれだって整理は大変だし,
机の上におけば結構なスペースを取ってしまう.
そしてなにより値段が高い.
(現在の名刺を整理している箱は,
100円ショップのものである)

スキャナとOCRで取り込むのもいいけれど,
A4サイズの大きなスキャナは嫌だ.
最近は,紙自動送り方式のコンパクトなスキャナがあるから,
あれならば行けるかもと密かに思っている.
(A4の紙のpdf化も楽だし,本の自炊もできるだろうし)

名刺専用のスキャナもキングジムなどからも
発売されているけれど,キングジムのものは,
独自ファイル形式でのデータ管理であり,
PC上での編集作業はできないようだ.
(なぜそんな風にしたのだろう?もったいない.
もしかして出来るかもしれないけれど)
そしてなにより価格が高い.

最近読んだ記事によれば,
一生に交換する名刺の数はおよそ4000枚だそうである.
全部スキャナ+OCRで取り込んだとしても,
大したデータ量にはなるまい.

価格が安くなったら,
あるいは個人的にスキャナを購入したら,
ぜひ電子的な名刺管理にチャレンジしたいものである.





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